Hakemusportaali

Hakemuslomakkeen täyttäminen hoituu digitaalisesti Pohjoismaisen ympäristömerkinnän uudessa Nordic Ecolabelling Portal -järjestelmässä. Tuoteryhmien koko hakuprosessi siirtyy portaaliin vaiheittain.

Tältä sivulta löydät tarvittavat tiedot hakemusportaalin käyttöönottoon yrityksessänne. Jos Nordic Ecolabelling Portal on jo käytössänne, pääsette kirjautumaan portaaliin oheisesta linkistä.

Hakemusportaalin käyttö

Tarvitsetteko käyttäjätunnukset portaaliin, lisää käyttäjiä tai tarkempia käyttöohjeita? Alla olevat linkit ohjaavat suoraan tarvitsemaasi tietoon.

Mitä hakemusportaalissa voi tehdä?

Hakemuslomakkeen eli perustiedot yrityksestä sekä tuotteesta tai palvelusta, jolle merkkiä haetaan, voi täyttää hakemusportaalissa kaikissa tuoteryhmissä. Varmista, että annat järjestelmässä hakemukselle oman organisaatiosi kannalta tunnistettavan nimen ja selkeän kuvauksen hakemuksen sisällöstä.

Täysin digitalisoiduissa tuoteryhmissä portaaliin tallennetaan kaikki hakemisessa tarvittavat tiedot ja dokumentit – portaali toimii ikään kuin projektipankkina ja myös viestintäkanavana. Monissa tuoteryhmissä liitetiedostot toimitetaan kuitenkin vielä sähköpostitse. Tuoteryhmän kriteerisivulla on linkki portaaliin, jos kriteerit ja hakemusprosessi on jo kokonaan digitalisoitu.

Tässä vaiheessa portaalissa voi tehdä kolmenlaisia hakemuksia:

  • Uusi, jos haet uutta lupaa yhdelle tai useammalle tuotteelle.
  • Laajennus, jos haluat lisätä tuotteita jo voimassa olevaan lupaan.
  • Muutos, jos haluat muuttaa jotain voimassa olevassa luvassa, esim. materiaalien tai koostumuksen muutos tai jos myyntimaa halutaan vaihtaa.

Olemassa olevan luvan uusiminen tai sen lopettaminen tehdään toistaiseksi vielä perinteiseen tapaan. Ota yhteyttä Ympäristömerkinnältä tuttuun yhteyshenkilöösi tai osoitteeseen application@ecolabel.fi.

Hakemuksen voi toistaiseksi yhä tehdä myös perinteisellä lomakkeella. Tällöin vaadittavat dokumentit toimitetaan sähköpostitse.

Yrityksellämme ei ole tunnuksia portaaliin

Näin aloitat Nordic Ecolabelling Portal -järjestelmän käytön yrityksessänne:

  1. Täytä digitaalinen valtakirja (Power of Attorney)

    Ensimmäiseksi täytetään digitaalinen valtakirja, jolla valtuutetaan yhteyshenkilö toimimaan yrityksen edustajana portaalia koskevissa asioissa. Lomakkeelle täytetään muun muassa:
    Country: Maa, jossa yrityksen postiosoite sijaitsee, esim. Suomi.
    Competent contact: Tässä nimetään yhteyshenkilö, joka hallinnoi hakemuksia ja päättää portaalin käyttäjistä yrityksessä.
    Authorized signatory: Henkilö, joka valtuuttaa yhteyshenkilön ja jolla on yrityksen nimenkirjoitusoikeus.

  2. Valtuuttaja hyväksyy sopimuksen

    Valtakirjalla nimetty authorized signatory (valtuuttaja) saa sähköpostiviestin, jonka kautta sopimuksen voi hyväksyä digitaalisesti.

  3. Yhteyshenkilö saa käyttäjätunnuksen ja salasanan

    Kun valtuutus on tehty, Ympäristömerkintä tarkastaa tiedot ja luo käyttäjätunnuksen. Käyttäjätunnus lähetetään valtuutuksessa nimetylle yhteyshenkilölle (competent contact) yleensä 1-2 työpäivän sisällä.

  4. Kirjaudu portaaliin

    Yhteyshenkilö voi kirjautua portaaliin sähköpostitse lähetetyillä tunnuksilla.

  5. Vaihda salasana

    Ensimmäisellä kirjautumiskerralla käyttäjää pyydetään vaihtamaan salasana, pituus vähintään kahdeksan merkkiä.

  6. Hyväksy käyttöehdot

    Kirjautumisen yhteydessä esitetään käyttöehdot, jotka on hyväksyttävä ennen käytön aloittamista.

  7. Valmista!

    Nyt voit käyttää portaalia. Järjestelmästä löydät yritykselle myönnetyt luvat ja keskeneräiset hakemukset.

Yrityksemme tarvitsee lisää käyttäjiä

Portaalin käyttäjätunnukset ovat henkilökohtaisia. Jos yrityksellänne on jo portaalin käyttöoikeus mutta tarvitsette lisää käyttäjiä, yhteyshenkilönne (competent contact) voi pyytää lisää käyttäjiä oheisella lomakkeella. Yllä kuvattua valtakirjaa (Power of Attorney) ei tarvita käyttäjien lisäämiseen.

Jos et ole varma kenet on merkitty yrityksenne yhteyshenkilöksi, ota tarvittaessa yhteyttä: joutsen@ecolabel.fi.

Uusi käyttäjä hakemusportaaliin

Lomakkeen voi täyttää yrityksenne yhteyshenkilö.

Käyttäjätasot

Yllä olevalla lomakkeella on määriteltävä, millaisessa roolissa uusi käyttäjä toimii portaalissa. Saatavilla on seuraavat käyttäjätasot:

  • Tavallinen/standard: Käyttäjä näkee kaikki tiedot portaalissa ja voi luoda uusia hakemuksia.
  • Brändinomistaja/brand owner: Käyttäjä saa yleisnäkymän brändeistä ja ympäristömerkityistä tuotteista, joihin yritys on merkitty brändinomistajaksi.
  • Konsultti/consultant: Käyttäjällä on pääsy vain erikseen määriteltyihin hakemuksiin. Tämä käyttäjätaso voidaan antaa sekä yrityksen sisäisille että ulkopuolisille käyttäjille. Käyttäjällä on kuitenkin pääsy yrityksen dokumenttikirjastoon, joka on kaikille hakemuksille yhteinen.

Unohdin salasanani tai käyttäjätunnukseni

Unohtunut salasana: Jos olet unohtanut salasanasi portaaliin, klikkaa kirjautumissivulla linkkiä ”Forgot password?” ja syötä käyttäjätunnuksesi. Saat osoitteesta crm_mailer@nordicecolabel.org automaattisen sähköpostin, jonka linkistä voit vaihtaa salasanasi. Ellei viestiä näy, tarkasta roskapostikansio.

Unohtunut käyttäjätunnus: Käyttäjätunnuksen pitäisi olla sama kuin sähköpostiosoitteesi. Ellei tunnus siitä huolimatta toimi, ota yhteyttä sähköpostitse: joutsen@ecolabel.fi

Portaalin käyttöohjeet

Ladattavissa oppaissa ohjeistetaan portaalin käyttöä eri tilanteissa, vaihe vaiheelta.