Mitä tapahtuu Joutsenmerkin tarkastuskäynnillä?
Kun yritys hakee tuotteelleen tai palvelulleen Joutsenmerkkiä, prosessiin kuuluu tarkastuskäynti asiakkaan luona. Mutta mitä tarkastuskäynnillä oikein tapahtuu?
”Anna Sahlman Ympäristömerkinnästä terve! Kuinkas teillä on aamu lähtenyt täällä käyntiin?”
Vastassani on hieman jäykästi tervehtiviä henkilöitä, jotka asiaankuuluvan esittelykierroksen jälkeen alkavat järjestää minulle tilaa pöydän ympärillä. Yritän hieman rentouttaa tunnelmaa jutustelemalla niitä näitä savoa murtaen ja huomaan saavani varovaista vastakaikua tuttavalliselle lähentymisyritykselleni. Hienoa!
Yllä kuvatun mukaisesti pyrin yleensä aloittamaan tarkastuskäyntini asiakkaiden luona.
Tarkastuskäynnillä varmistetaan, että Joutsenmerkki-hakemukseen liittyvät dokumentit pitävät paikkansa. Tarkastuksen aikana käydään läpi alkuperäistodistukset, sertifikaatit, laboratorioiden mittauspöytäkirjat, testiraportit, raaka-aineostojen kirjaukset, valmistusmenetelmät ja tarvittavien laskelmien perusteet.
Näin voidaan puolueettomasti varmistua, että Joutsenmerkitty tuote tai palvelu todella täyttää tiukat tuotekohtaiset kriteerit. Lisäksi tarkastukseen liittyy aina kierros esimerkiksi tehtaalla tai hotellissa – riippuen siitä, mille tuotteelle tai palvelulle Joutsenmerkkiä haetaan.
Keskustellen hyvään lopputulokseen
Haluan murtaa tarkastuskäynneillä jään heti alkuunsa ja pitää päivän kulun mahdollisimman keskustelevana ja rentona. Uskon, että sellainen tilanne palvelee parhaiten sekä asiakasta että tarkastajaa. Totta kai tarkastajan tulee toimia asiantuntevasti, mutta turhasta jäykkyydestä ei ole hyötyä kenellekään.
Jatkamme tarkastuskäyntiä. Asiakas on lähettänyt minulle etukäteen materiaalia, jolla hän pyrkii vakuuttamaan, että jokainen Joutsenmerkin vaatimus heidän puoleltaan täyttyy. Tarkastan, että lähetetyt dokumentit pitävät paikkansa ja tarkastan myös taustatiedot ja niiden oikeellisuuden.
Välillä asiakas ymmärtää heti mitä ajan takaa, kun kysyn yksityiskohtaisempia kysymyksiä esimerkiksi energiankulutuksesta. Välillä joudumme käymään dialogia pidempään ennen kuin pääsemme yhteisymmärrykseen, millaista lisätietoa kaipaan.
Kaikki tämä tapahtuu kuitenkin leppoisasti keskustellen, ja välillä keskustelu voi eksyä jopa edellispäivän pieleen menneisiin agility-kisoihin.
Tarkastuskäynti saadaan päätökseen hyvässä hengessä. Pidän tiiviin loppuyhteenvedon, ja pyydän asiakasta lähettämään vielä pari lisädokumenttia. Molemmat ovat tyytyväisiä.
Asiakas myöntää huojentuneena minulle, että turhaan hän jännitti tarkastuskäyntiäni. ”Oli helppo löytää yhteinen kieli. Sait meidät rentoutumaan ja keskustelu oli luontevaa.”
Kuvitelma tuimailmeisestä tarkastajatädistä osoittautui onneksi vääräksi!
Kirjoittaja Anna Sahlman työskentelee Joutsenmerkin asiantuntijana.